文章で相手にうまく伝える方法
メールやチャット(SNS)でなかなかうまく相手に伝えられず、イライラしたり、伝えるのに手間や時間がかかり、ストレスを感じたことはありませんか?
「チャット&メールの『ムダミス』がなくなるストレスフリー文章術」(山口拓朗 著)はメールやチャットを使用した相手に効率よく伝えるためのノウハウやコツが詰まっています。
また、ついやっていまいがちなメールやチャットの悪い例「原文」と具体的な「改善文」が記載されており、わかりやすく実践しやすい内容ばかりでした。
今回は著書を読んで私が得られた考え方やノウハウをシェアします。
気づき1.
文章を書く目的「読む人の『反応』を決めて書く」
著書では、文章を書く上で「書き手自身が読む人の反応を具体的に"決める"こと」が大事だと述べています。
読む人の反応を決めることによって、書き手の脳は「この反応をもらうためには何が必要か?どう書けばいいか?」を考えるようになるからです。
読み手が不快にならず、自分が望んでいる行動をとってもらったり、自分の思いを感じ取ってもらえるように文章を考え、「最高の反応」を目指すことが大切ということを学びました。
気づき2.
伝わりやすい文章を書く方法「『幹→枝→葉』の順に書く」
メールやチャットで伝えるときの基本構成は「幹(結論)→枝(理由や根拠)→葉(具体例や補足情報)」の順で伝えることで理解しやすい文章構成になります。
真っ先に「幹(結論)」を伝えることは、読む人への優しさでもあります。
ビジネスシーンでは特にこの基本構成を意識することによって、ストレスや齟齬なく、相手にムダなく伝えることができます。
気づき3.
ムチャぶりへの対処「急な『お願い』に対する駆け引き方法」
「この案件、急ぎなので明日中に回答お願いします!」業務が逼迫しているときに限ってこのようなメールやチャットがよく来ます。
今まで私は無理だよ、と思いながらも事務的に「承知しました。明日中に回答します。」というような返信をしていました。
しかし、上で書いたような対応をすれば、短い納期でも仕事を受けてもらえると捉えられ、再び同様の依頼が来ます。自分だけでなく、仲間の首も締めるのです。
著書を読んで「相手に敬意を払いながらも、言うべきことは言う」ことが重要であることに気づきを得ました。
具体的な対処法としては、『現状説明+相手への敬意+妥協点の提案』です。
ここで大切なのは相手への敬意を忘れないこと。
「ただ、ほかならぬ〇〇さんの依頼ですので」「ご期待に添えず申し訳ありませんが」「お役に立ちたい気持ちでいっぱいですが」
このような言葉があるだけで、相手も気を悪くすることはなくなります。
最後に著書の冒頭部分に書かれていますが、メールやチャットは基本、伝わりません。しかし、リモートワークやオンライン化が進む中でこれらのツールは必要不可欠です。
著書はビジネスの場面だけでなく、プライベートでのやり取りやブログやTwitterなどでの情報発信の方法としても活用できると思います。
興味があれば、ぜひ読んでみてください。